Nuestros servicios
Apoyo al cumplimiento empresarial
Ayudamos a PYMES canadienses y de Québec a establecer procesos prácticos de cumplimiento, mantener requisitos administrativos corporativos y gestionar funciones de domicilio social y correspondencia importante cuando corresponda.
Cómo podemos ayudar
Prestamos apoyo no jurídico de gestión de cumplimiento y operaciones para ayudar a pequeñas y medianas empresas a identificar los principales asuntos regulatorios aplicables a sus operaciones y establecer listas de cumplimiento, procesos internos, mecanismos de gestión de información y sistemas de seguimiento continuo.
Gobierno corporativo y cumplimiento anual
Los servicios pueden incluir:
• organización de asuntos de gobierno corporativo y cumplimiento anual
• mantenimiento de información del registro empresarial
• establecimiento de listas de cumplimiento anual y continuo
• organización de asignaciones de responsabilidades
• seguimiento de presentaciones registrales y actualizaciones administrativas
• organización de registros de presentaciones y confirmaciones gubernamentales
Las empresas registradas en Québec generalmente deben completar actualizaciones anuales de información registral conforme a las reglas aplicables. Algunas empresas también pueden tener obligaciones adicionales de reporte relacionadas con el uso del francés.
Privacidad y Ley 25 de Québec
Podemos ayudar con:
• procesos de gestión de privacidad e información personal
• apoyo de implementación de la Ley 25 de Québec
• inventarios de información personal y mapeo de flujos de datos
• gestión de información del Responsable de privacidad
• políticas de gobernanza de privacidad
• procesos de conservación y destrucción de datos
• procesos de gestión de quejas de privacidad
• registro de incidentes de confidencialidad
• apoyo de gestión de proyectos para Privacy Impact Assessments (PIA/EFVP)
• procedimientos de respuesta a incidentes de confidencialidad
• revisiones de riesgos de privacidad para sistemas de información o proyectos digitales que involucren información personal
• documentación de responsabilidades internas y registros de cumplimiento
Las empresas del sector privado en Québec generalmente necesitan políticas y prácticas de gobernanza de privacidad apropiadas a su tamaño y actividades. Estas deben abordar, como mínimo, reglas de conservación y destrucción, responsabilidades de empleados y mecanismos de gestión de quejas de privacidad. La información pertinente también debe ponerse a disposición externamente de manera clara y sencilla.
Cuando las empresas recopilan información personal por medios tecnológicos, incluidos sitios web, aplicaciones o correo electrónico, también puede requerirse una política de privacidad adecuada.
Cuando corresponda, los proyectos de sistemas de información o servicios electrónicos que impliquen recopilación, uso, transferencia, almacenamiento o destrucción de información personal requieren una PIA/EFVP, con participación del Responsable de privacidad desde el inicio del proyecto.
RR. HH. y administración del empleo
Podemos ayudar a organizar:
• requisitos administrativos relacionados con CNESST
• procesos de incorporación y salida de empleados
• implementación de políticas internas de empresa
• sistemas de prevención del acoso laboral
• gestión de registros de cumplimiento
• políticas de prevención del acoso psicológico y sexual
• procedimientos de quejas e incidentes
• información sobre responsables designados
• registros de implementación y seguimiento de políticas internas
Los empleadores de Québec deben tomar medidas razonables para prevenir el acoso psicológico y, cuando llegue a su conocimiento, tomar medidas para detenerlo. También deben establecer y poner a disposición de los empleados una política de prevención y gestión de quejas de acoso.
Conforme a los requisitos actuales, esta política también debe cubrir cuestiones como identificación y control de riesgos, formación, formas de presentar quejas o reportes, responsables designados, medidas de protección, procedimientos de investigación o gestión y confidencialidad. Ciertos documentos relacionados con quejas de acoso y su tratamiento están sujetos a requisitos mínimos de conservación.
Cumplimiento de marketing y actividades digitales
Podemos ayudar a establecer:
• listas de cumplimiento de mensajes electrónicos comerciales bajo CASL
• procesos de consentimiento y baja
• procesos internos de revisión de publicidad y marketing
• mecanismos operativos de comprobación de riesgos de publicidad falsa o engañosa bajo la Competition Act
• comprobaciones de identificación del remitente e información de contacto
• procesos para gestionar solicitudes de baja
• gestión de registros de consentimiento y baja
• registros internos de cumplimiento de marketing y asignación de responsabilidades
Bajo CASL, los mensajes electrónicos comerciales aplicables generalmente deben cumplir requisitos básicos relativos a consentimiento, información de identificación del remitente y un mecanismo de baja.
En publicidad y marketing, la Competition Act de Canadá prohíbe representaciones falsas o engañosas en un aspecto importante. La evaluación considera no solo el texto literal, sino también la impresión general transmitida por la publicidad.
Requisitos de francés y francisation en Québec
Para empresas que operan en Québec, también podemos ayudar a identificar requisitos relacionados con operaciones empresariales en francés, incluyendo:
• registro empresarial
• comunicaciones externas
• requisitos administrativos de francisation aplicables
• requisitos de idioma francés para sitios web y comunicaciones con clientes
• asuntos de registro ante OQLF
• organización de documentación del proceso de francisation
• seguimiento de tareas y responsabilidades internas de cumplimiento
• organización de presentaciones y documentos de apoyo relacionados
Desde el 1 de junio de 2025, las empresas de Québec que alcancen 25 empleados y continúen cumpliendo los requisitos de periodo aplicables deben entrar en el proceso de francisation de la OQLF. Ciertas obligaciones relacionadas con el francés en el trabajo, los negocios y las comunicaciones con consumidores también se aplican a empresas por debajo de ese umbral.
Domicilio social y gestión de correo corporativo
Ofrecemos a las empresas una solución fiable de domicilio social o recepción de documentos, cuando lo permitan los requisitos de registro aplicables, junto con una gestión estructurada de correspondencia gubernamental y otra correspondencia importante.
El objetivo es ayudar a las empresas a mantener un punto de contacto local fiable y reducir el riesgo de perder documentos importantes debido a cambios de dirección, ausencia de representantes locales u otras circunstancias operativas.
Podemos ayudar con:
• proporcionar domicilio social o dirección de recepción de documentos, sujeto a requisitos aplicables
• recibir correspondencia de autoridades gubernamentales, registros corporativos y otros organismos reguladores
• recibir notificaciones formales de procedimientos legales, documentos judiciales y otras notificaciones formales cuando corresponda
• registrar fecha y hora de recepción de documentos importantes
• escanear y reenviar correspondencia gubernamental y otros documentos importantes a contactos designados
• proporcionar notificación prioritaria para documentos legales urgentes y avisos con plazo
• proporcionar recordatorios de presentaciones anuales y otras obligaciones corporativas clave
• ayudar con actualizaciones administrativas de domicilios sociales, información de contacto y otra información registral
• reenviar documentos pertinentes, según autorización del cliente, a abogados, contadores, directores u otros asesores profesionales designados
• organizar conservación, recogida o reenvío por mensajería de documentos originales cuando se solicite
• mantener registros de recepción y reenvío
• mantener registros de contactos designados y autorizaciones de reenvío
La disponibilidad y uso permitido de un domicilio social, dirección de recepción, address for service o acuerdo similar depende del tipo de entidad, jurisdicción de registro y requisitos de presentación aplicables.
Tipos de dirección
Los acuerdos de dirección disponibles para una empresa deben evaluarse según su tipo de entidad y jurisdicción. Por ejemplo, el domicilio social de una sociedad federal debe ser una dirección física real, no puede ser un apartado postal y debe estar situado en la provincia o territorio especificado en sus estatutos. El domicilio social también es un lugar donde pueden notificarse formalmente documentos a la sociedad.
En Québec, adresse du domicile, adresse du domicile élu y fondé de pouvoir son conceptos jurídicos y registrales distintos. Una adresse du domicile élu es la dirección de una persona designada para recibir documentos para la empresa. Ciertas empresas sin domicilio, dirección profesional o establecimiento en Québec también pueden tener que declarar por separado un fondé de pouvoir.
Entregables clave
Entregables de cumplimiento y gobierno
Dependiendo del alcance acordado:
• lista de cumplimiento corporativo
• matriz de requisitos y responsabilidades
• inventario de información personal y mapa de flujos de datos
• políticas y procedimientos de gobernanza de privacidad
• calendario de conservación y eliminación de datos
• procedimiento de gestión de quejas de privacidad
• registro y procedimiento de respuesta a incidentes de confidencialidad
• papeles de trabajo PIA/EFVP
• procedimientos y plantillas de registro de consentimiento y baja CASL
• procedimientos de prevención y gestión de quejas de acoso laboral
• lista de revisión de cumplimiento de marketing
• registros de corrección y seguimiento de cumplimiento continuo
• calendarios de seguimiento anual y continuo
• procedimientos de comprobación de identificación del remitente, consentimiento y baja CASL
• listas de francisation/cumplimiento empresarial en francés
Para empresas privadas de Québec, el registro de incidentes de confidencialidad debe registrar todos los incidentes relacionados con información personal y conservarse al menos cinco años conforme a las reglas aplicables.
Entregables de domicilio social y correo
Según el acuerdo:
• domicilio social o dirección de recepción de documentos
• registros de recepción de correspondencia gubernamental e importante
• copias escaneadas y registros de reenvío
• registros de notificación urgente
• recordatorios de cumplimiento anual
• registros relativos a conservación, recogida o mensajería de originales cuando corresponda
• confirmación de actualizaciones de domicilio social, información de contacto o registro corporativo cuando corresponda
• registros separados de fecha y hora de recepción
• registros de contactos designados y autorizaciones de reenvío
Alcance y límites profesionales
Inspelis presta consultoría empresarial, diseño de procesos de cumplimiento, investigación, organización de información, apoyo administrativo, gestión documental y coordinación de proyectos.
No somos un despacho de abogados y no prestamos asesoramiento jurídico ni representación en litigios. La revisión jurídica de contratos, opiniones jurídicas, acuerdos de accionistas, documentos jurídicos corporativos, opiniones jurídicas laborales, resolución de disputas, litigios y otros asuntos que por ley correspondan a abogados, notarios u otros profesionales autorizados deben ser tratados por profesionales con las cualificaciones correspondientes.
Para servicios de domicilio social y gestión de correo corporativo, Inspelis puede recibir, registrar, escanear, reenviar y notificar al cliente correspondencia gubernamental, documentos legales, documentos judiciales u otras notificaciones formales cuando corresponda. Inspelis no determina la validez o efecto jurídico de la notificación, no proporciona interpretaciones legales de documentos recibidos, no determina cómo debe responder el cliente a procedimientos jurídicos y no representa al cliente en asuntos legales.
La recepción de documentos legales no convierte por sí sola a Inspelis en representante legal del cliente. No determinamos de forma independiente plazos legales ni estrategia de litigio. Cuando se recibe un documento jurídico urgente o una notificación con un plazo aparente, nuestro papel se limita a notificar y reenviar rápidamente conforme a los procedimientos acordados y mantener los registros administrativos correspondientes; la evaluación jurídica y cualquier respuesta siguen siendo responsabilidad del cliente y de su asesor jurídico.
Cuando un asunto requiera asesoramiento o determinación jurídica, contable, fiscal, de insolvencia, certificación u otro asunto profesional regulado, el trabajo correspondiente sigue siendo responsabilidad del profesional debidamente cualificado.
Este límite profesional también se aplica a liquidación, certificación de productos, ingeniería, aduanas, seguros y otros asuntos regulados. Las opiniones profesionales finales, presentaciones, certificaciones y otros trabajos regulados siguen siendo responsabilidad de profesionales debidamente cualificados.