أتمتة سير العمل

تعتمد نقطة البداية على سير العمل والأدوات المستخدمة بالفعل ومستوى التكامل المطلوب.

لا يلزم أن يبدأ المشروع ببرمجيات مخصصة أو استبدال كبير للأنظمة. في كثير من الحالات، يمكن أن يركز المشروع الأولي على مراجعة سير عمل واحد، وإعداد أدوات SaaS أو الذكاء الاصطناعي الحالية، وإجراء تجربة محدودة قبل الالتزام باستثمار أكبر.

يتم تحديد النطاق وتكاليف البرمجيات وتكاليف التنفيذ وأي نفقات خارجية قبل بدء المشروع.

نبحث أولًا عن العمل المتكرر أو المستهلك للوقت أو القائم على قواعد أو الذي يعتمد على نقل المعلومات مرارًا بين الأشخاص أو الأنظمة.

قد تشمل الأمثلة:

• استقبال وتنظيم استفسارات العملاء

• إدخال البيانات

• إعداد البريد الإلكتروني والمستندات

• إعداد عروض الأسعار

• التقارير الروتينية

• البحث عن الموردين

• تنظيم المستندات

• تحديثات CRM

• تذكيرات المتابعة

• بحث المحتوى

• سير العمل الإداري الداخلي

الهدف ليس أتمتة مهمة لمجرد أن الأتمتة ممكنة، بل تحديد ما إذا كان تغيير سير العمل يمكن أن يقلل فعليًا الوقت أو الجهد اليدوي أو التأخير أو الأخطاء الممكن تجنبها.

عندما يكون ذلك عمليًا، نفضل البدء بتجربة محدودة بدلًا من تغيير عملية العمل بأكملها دفعة واحدة.

يمكن أن تركز التجربة على سير عمل واحد أو فريق واحد أو نوع معاملة واحد أو حالة استخدام محددة.

ينبغي أن يحدد الاختبار:

• شكل العملية الحالية

• ما الذي سيتغير

• النتيجة المتوقعة

• كيفية قياس النتيجة

• ما الذي لا يزال يتطلب مراجعة بشرية

• ما إذا كان الحل موثوقًا بما يكفي للتوسع

بعد مراجعة التجربة فقط ينبغي للشركة تقرير ما إذا كانت ستوسع التنفيذ أو تعدله أو توقفه.

ليس بالضرورة.

عندما يكون ذلك عمليًا، نبحث أولًا فيما إذا كان يمكن تحسين الأنظمة الحالية أو ربطها أو استكمالها.

قد يشمل ذلك:

• تحسين سير العمل الحالي

• إعداد خصائص متاحة بالفعل

• إضافة طبقة أتمتة

• ربط الأدوات الحالية

• إدخال تطبيق SaaS متخصص

• بناء أداة داخلية خفيفة فقط عند الحاجة

ينبغي عادة التفكير في استبدال النظام بالكامل فقط عندما لا تستطيع البيئة الحالية دعم عملية العمل المطلوبة بشكل معقول.

ينبغي تصميم التجربة بحيث تتعلم الشركة قبل الالتزام على نطاق أوسع.

عندما يكون ذلك ممكنًا، يمكن أن يبدأ المشروع بنطاق محدود، وتكاليف محددة بوضوح، ومعايير نجاح قابلة للقياس، ونقاط مراجعة بشرية.

إذا لم ينتج الحل قيمة كافية، يمكن للشركة التوقف أو مراجعة سير العمل أو تجربة أداة أخرى أو العودة إلى العملية السابقة دون الالتزام بتحول واسع النطاق.

وينبغي للتجربة الجيدة أن توفر قيمة حتى عندما تكون النتيجة النهائية عدم الاستمرار، لأن الشركة تكتسب فهمًا أوضح لسير العمل والمتطلبات والقيود والعائد المحتمل على الاستثمار الإضافي.

• استقبال وتنظيم استفسارات العملاء

• إدخال بيانات CRM

• صياغة رسائل البريد الإلكتروني

• إعداد عروض الأسعار

• أبحاث السوق

• بحث المحتوى

• إنتاج المحتوى

• التوطين بين الإنجليزية والفرنسية

• دعم خدمة العملاء

• البحث عن الموردين

• وثائق المشتريات

• قواعد المعرفة الداخلية

• تنظيم المستندات والبيانات

• المهام الإدارية المتكررة